Niet meer naar de notaris voor een krabbel? De opkomst van de digitale notariële akte

Het aantal BV’s in Nederland groeit al jaren. (1) Het oprichten van een BV kan voor veel ondernemers voordelen opleveren. Zo ben je bij een BV als directeur en aandeelhouder niet persoonlijk aansprakelijk voor de schulden van de vennootschap en kun je op een makkelijke manier geld inbrengen door middel van aandelen en aandeelhouders. (2) Het oprichten van een BV vindt plaats bij notariële akte, waarbij de oprichters fysiek bij de ondertekening bij de notaris aanwezig moeten zijn.

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) zoekt al langere tijd naar een optie voor een digitale notariële akte. Sinds 1 augustus 2021 bestaat er een Europese richtlijn die de mogelijkheid biedt een BV elektronisch op te richten. (3) Dit maakt het proces sneller, toegankelijker en gebruiksvriendelijker. Op basis van deze richtlijn is er in april 2022 een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer ingediend om de BV volledig digitaal op te richten. (4) Zowel de Eerste Kamer als de Tweede Kamer hebben het voorstel inmiddels aangenomen. Naar verwachting treedt deze in 2024 daadwerkelijk in werking. Dit is uniek, omdat notariële aktes op dit moment nog altijd op papier moeten worden opgesteld, getekend én fysiek bewaard.

Met deze digitale wijziging kunnen ondernemers het oprichten van hun BV voortaan online uitvoeren. Het indienen van de benodigde documenten, het verifiëren van de identiteit van de oprichters en het ondertekenen van de akte hoeft dan meer fysiek plaats te vinden. Door geavanceerde technologieën, zoals elektronische handtekeningen en geautomatiseerde controles, worden fouten geminimaliseerd en het hele proces versneld. Naast dat deze digitale wijze tijd bespaart, is het voor ondernemers ook mogelijk om vanaf elke locatie een BV op te richten. Bovendien maakt dit het proces transparant, omdat de procedure zo is ingericht dat op elk moment de voortgang van de oprichting kan worden ingezien. Daarnaast bespaart het kosten, omdat er geen papier nodig is en de akte niet langer fysiek bewaard hoeft te worden. En de kans op menselijke fouten is een stuk kleiner door het geautomatiseerde proces.

Toch zijn er ook aandachtspunten waar rekening mee gehouden moet worden. Denk bijvoorbeeld aan de veiligheid van bedrijfs- en persoonlijke gegevens. Daarvoor is het gebruiken van een veilige online omgeving van essentieel belang. De notaris blijft wel degelijk betrokken bij het digitale proces om erop toe te zien dat wetten en voorschriften worden gevolgd.

Deze digitale notariële akte is nog maar een eerste stap in de digitalisering van de notariële akte. Als de digitale variant werkt voor de oprichting van een BV dan zou het ook voor andere aktes kunnen werken. Denk bijvoorbeeld aan de overdracht van een huis of de vestiging van een hypotheek. De mogelijkheden zijn eindeloos en het potentieel enorm.